Document Controller

Propósito del puesto Gestionar centralmente la documentación del proyecto y proporcionar soporte administrativo y de coordinación al equipo de Medio Ambiente, Comunidades, Permisos y Tierras y otras áreas del proyecto, asegurando la organización, trazabilidad, control de versiones y disponibilidad de los documentos. El puesto tiene un enfoque particular en el Sistema de Gestión Ambiental y Social (ESMS), incluyendo la documentación de compromisos, evidencia de cumplimiento y registros necesarios para apoyar la alineación con los Estándares de Desempeño del IFC. También apoya las actividades diarias de oficina, logística de viajes, comunicación y cumplimiento departamental. Responsabilidades Clave - Diseñar, implementar y mantener la estructura de archivo digital del proyecto, y archivo físico donde sea aplicable, utilizando nombres y codificación de documentos estandarizados. - Organizar y mantener la documentación del ESMS, incluyendo planes de gestión, registros de monitoreo, estudios de línea base, procedimientos, registros de capacitación y evidencia de implementación. - Rastrear la documentación de los Estándares, incluyendo el estado de progreso, fechas de vencimiento y evidencia asociada de cumplimiento. - Mantener registros de cumplimiento actuales por Estándar de Desempeño, flujo de trabajo y consultor, y señalar entregables pendientes o vencidos. - Mantener evidencia documental completa. - Controlar versiones de documentos, estado de revisión y aprobaciones para documentos técnicos, contractuales y de gestión. - Mantener registros maestros de documentos por área y flujo de trabajo, y gestionar transmisiones para asegurar la trazabilidad de entregas entre el proyecto, consultores y otras partes. - Actualizar paquetes de documentos y proporcionar información para auditorías internas y externas, visitas de prestamistas y revisiones de consultores independientes. - Actualizar herramientas de seguimiento departamental, incluyendo hojas de control, calendarios de actividades y tableros de estado de entregables. - Coordinar y programar reuniones, citas, talleres y visitas al sitio, incluyendo logística de viajes. - Preparar y dar formato a informes profesionales, actas de reuniones, análisis, cronogramas, requisiciones de pago y presentaciones. - Coordinar entre Comunidades, Permisos y otros departamentos para apoyar el flujo oportuno de información. - Proporcionar soporte general de oficina y soporte de campo durante visitas al sitio y tareas de recolección de datos. - Viajar y trabajar desde el sitio ocasionalmente, según los requisitos del puesto. Calificaciones, Experiencia y Habilidades Requeridas - Calificación terciaria o universitaria relevante en Administración, Negocios, Gestión de Documentos, Ingeniería o un campo relacionado. - Mínimo de 3 años de experiencia profesional en un rol administrativo o de control de documentos de proyecto. - Alta competencia en Microsoft Office Suite (Word, Excel y PowerPoint), incluyendo Excel avanzado, inteligencia artificial y otros softwares administrativos o de gestión de documentos. - Capacidad para diseñar e implementar una estructura de gestión de documentos desde cero. - Se requiere fluidez en español. Se requiere inglés intermedio para leer y escribir documentación técnica; inglés avanzado es deseable para interactuar con documentación de prestamistas internacionales. - Experiencia previa en minería o construcción es altamente deseable. - Familiaridad con sistemas de gestión ambiental y social, Estándares de Desempeño del IFC o ISO 14001/9001 es deseable. Competencias Clave - Fuertes habilidades organizativas y alta atención al detalle. - Capacidad para estructurar información compleja recibida de múltiples áreas del proyecto. - Seguimiento sistemático de plazos, fechas de vencimiento y compromisos, con capacidad para gestionar múltiples prioridades en un entorno dinámico. - Discreción al manejar información confidencial. - Proactivo y confiable, con capacidad para proponer mejoras en los procesos de control de documentos. - Habilidades efectivas de comunicación e interpersonales al trabajar con equipos internos. - Capacidad para trabajar de forma independiente y como parte de un equipo. - Compromiso con la sostenibilidad, conducta ética y alineación con las mejores prácticas internacionales.